Jak wybrać podstawową telefonię dla firmy?

reklama

Centralka telefoniczna może znacząco wpłynąć na efektywność komunikacji z klientami i partnerami. Odpowiednio dobrane rozwiązanie pozwala usprawnić łączność, podnieść poziom obsługi i zoptymalizować procesy robocze. W tym tekście szczegółowo omówimy różne typy systemów telefonicznych: analogowe, wirtualne oraz hybrydowe, abyś mógł wybrać optymalne rozwiązanie dla swojego biznesu.

Typy systemów telefonicznych — IP, analogowe, hybrydowe

1. Systemy analogowe. To rozwiązanie tradycyjne, które wymaga instalacji przewodowych linii oraz specjalistycznego sprzętu fizycznego. Jest przestarzałe i ma ograniczoną liczbę funkcji.
2. Telefonia IP. Nowoczesne rozwiązanie, które działa przez internet. Nie wymaga złożonej infrastruktury i specjalistycznego sprzętu. Zapewnia czysty związek i ma szeroki zakres funkcji dla usprawnienia komunikacji z klientami: analitykę połączeń, ustawienia przekierowania i integrację z CRM, analizę rozmów za pomocą AI itp.
3. Systemy hybrydowe. Łączą w sobie możliwości telefonii analogowej i IP (VoIP). Na przykład, jeśli firma korzysta ze starej centrali telefonicznej, ale chce dodać nowoczesne funkcje, hybrydowy system pozwala to zrobić. Jednak w porównaniu z telefonią IP ma mniej możliwości i niższą niezawodność. Dlatego lepiej używać tylko przed pełnym przejściem na telefonię w chmurze.

Funkcje telefonii ważne dla nowoczesnych firm

Firmy potrzebują nie tylko systemu telefonicznego do kontaktu z klientami, ale nowoczesnego rozwiązania, które pomoże wyróżnić się na tle konkurencji i zwiększyć lojalność klientów. Chmurowa telefonia dla firm oferuje następujące możliwości.

1. Automatyczne nagrywanie rozmów. Kierownik firmy może w dowolnym momencie odsłuchać nagrania, aby ocenić komunikację z klientami i wykryć błędy. A analityka głosowa z AI od Ringostat pozwala oszczędzać czas na odsłuchiwaniu: natychmiast analizuje połączenie, dostarcza transkrypcję i zwięzłą treść rozmowy, a także wskazuje na krytyczne problemy.
2. Analityka połączeń. Dane o połączeniach są automatycznie dodawane do raportów, które można wygodnie przeglądać w panelu osobistym Ringostat. Na przykład, liczba odebranych i nieodebranych połączeń, średni czas odpowiedzi i rozmowy. Pomaga to ocenić pracę menedżerów firmy, w porę zauważyć nieodebrane połączenia, odkryć godziny szczytu, kiedy trzeba zaangażować więcej pracowników itp.
3. Przekierowywanie połączeń. Ta funkcja równomiernie rozkłada obciążenie między pracownikami i skraca czas oczekiwania klientów. Ringostat pozwala ustawić elastyczne schematy przekierowywania połączeń w zależności od potrzeb biznesu.
4. Menu głosowe (IVR). Firma może zautomatyzować przekierowywanie połączeń — klienci będą mogli samodzielnie wybrać potrzebny dział czy pracownika, naciskając odpowiedni numer na klawiaturze telefonu.

Jak telefonia IP pomaga małemu i średniemu biznesowi?

Telefonia IP to rozwiązanie, które pomaga rozwijać się każdemu biznesowi, niezależnie od jego skali.

1. Oszczędność na układaniu kabli telefonicznych, zakupie i obsłudze sprzętu fizycznego. Biznes może szybko rozpocząć pracę, a zaoszczędzone środki zainwestować w swój rozwój.
2. Możliwość zatrudniania pracowników zdalnych. Ponieważ do pracy wystarczy internet oraz komputer lub telefon, nie ma potrzeby organizowania biura. Można również zatrudniać pracowników w dowolnym miejscu, kierując się ich kwalifikacjami, a nie możliwością zapewnienia im miejsca pracy.
3. Automatyczne zbieranie opinii klientów. Oceny użytkowników pokazują, kiedy należy poprawić obsługę i wprowadzić zmiany w strategiach rozwoju.

Integracja z CRM i innymi systemami biznesowymi

Dzięki wdrożeniu integracji z systemem CRM zautomatyzowana zostaje część procesów.

1. Tworzenie kontaktów i umów. Pozwala to nie tracić czasu na rutynowe zadania i uniknąć utraty informacji w godzinach szczytu, jeśli menedżer zapomni wprowadzić do CRM nowy kontakt po zakończeniu rozmowy.
2. Tworzenie zadania „Oddzwonić”, jeśli połączenie zostało nieodebrane. W ten sposób można na czas wykryć nieobsłużone połączenia i zadzwonić do klienta, zanim uda się do konkurencji.
3. Zachowanie pełnego obrazu interakcji z klientami: historii połączeń, zamówień, nagrań audio i transkrypcji rozmów itp. Menedżer będzie mógł zapoznać się z nimi przed kolejną komunikacją, aby spersonalizować interakcję z klientem.

Ringostat zapewnia ponad 30 gotowych integracji z popularnymi systemami CRM: Salesforce, Hubspot, Zoho, Pipedrive, Odoo itp.

Bezpieczeństwo danych w telefonii biznesowej

Bezpieczeństwo danych to jeden z krytycznych czynników przy wyborze telefonii dla firm. Jeśli poufne informacje klientów i firmy trafią do złoczyńców, negatywnie wpłynie to na reputację i rozwój marki. Wybierając Ringostat, możesz być pewien, że wszystkie Twoje dane, które przechodzą przez platformę, są niezawodnie chronione. Potwierdza to uzyskanie najnowszej wersji międzynarodowego standardu bezpieczeństwa informacji ISO/IEC 27001:2022.

Skalowalność systemu w warunkach wzrostu firmy

Gdy firma rośnie, telefonia powinna rozszerzać się wraz z nią. W przeciwieństwie do systemów analogowych telefonia IP wyróżnia się wysoką skalowalnością, co pozwala szybko zwiększyć liczbę stanowisk pracy. Wszystko, czego potrzebuje nowy pracownik: stabilny internet, komputer lub telefon i zestaw słuchawkowy.

Telefonia dla firm pozwala również szybko podłączyć wirtualne numery w zwykłym formacie:

• numer miejski;
• numer komórkowy dowolnego operatora;
• numer 0800, na który można dzwonić bezpłatnie.

Jeśli dzwonisz za granicę na numer SIP, koszt połączenia będzie równy lokalnej taryfie. Jest to bardzo korzystne dla firm, które mają klientów za granicą. A pracownicy z różnych krajów będą mogli bezpłatnie komunikować się między sobą, ponieważ wirtualna telefonia łączy wszystkie numery w jedną sieć.

Jakie pytania zadawać operatorowi telefonicznemu?

Zanim podpiszesz umowę, zadaj dostawcy usługi łączności następujące pytania:

• jaki jest koszt wdrożenia;
• jakie funkcje są zawarte w pakiecie podstawowym;
• czy możliwa jest integracja z Twoim CRM;
• jak zapewniane jest bezpieczeństwo danych;
• średni czas odpowiedzi wsparcia technicznego;
• czy można samodzielnie zmieniać ustawienia;
• jaka jest gwarancja niezawodnej pracy systemu.

Pomogą one uniknąć problemów po uruchomieniu i ocenić rzeczywiste możliwości telefonii.

Praktyczny przypadek wyboru telefonii

Centrum słuchu „Betterton”, które świadczy usługi laryngologiczne i pomaga w doborze aparatów słuchowych, co tydzień obsługuje tysiące połączeń od klientów i ich rodzin. Firma stale konkuruje ze sklepami oferującymi tańsze, ale mniej jakościowe aparaty. Dlatego ważne jest, aby menedżerowie jasno przekazywali korzyści z zakupu wysokiej jakości aparatów słuchowych. Wybór chmurowej telefonii dla firm i podłączenie analityki głosowej z AI od Ringostat, pomaga „Betterton” skutecznie kontrolować przestrzeganie przez administratorów skryptów rozmów.

Rola serwisu i wsparcia technicznego w wyborze rozwiązania

Wsparcie techniczne jeden z kluczowych czynników, na które należy zwracać uwagę przy wyborze dostawcy telefonii IP. Szybka reakcja i rozwiązywanie problemów pomaga nie stracić potencjalnych klientów. Menedżerowie wsparcia technicznego Ringostat odpowiadają w ciągu 2 minut.

Równie ważna jest elastyczność w ustawieniach telefonii dla firm, aby nie zwracać się do wsparcia przy każdej zmianie. Ringostat pozwala samodzielnie skonfigurować do 90% funkcjonalności dzięki wygodnemu interfejsowi i rozszerzonym możliwościom personalizacji.

Najczęstsze błędy przy wyborze telefonii dla firmy

Przy wyborze rozwiązania należy pamiętać, że telefonia dla firm to nie wydatek, a inwestycja w rozwój firmy. Dlatego należy kierować się nie kosztami, ale możliwościami i korzyściami, które otrzymasz wraz z systemem.

Zwracaj również uwagę na gwarancje niezawodnej pracy. Na przykład, Ringostat, w przypadku awarii, posiada serwery zapasowe, na które przekierowywane jest połączenie. Platforma również „ubezpiecza” każde połączenie za pomocą zapasowych operatorów łączności.